Управлять ресурсами или процессами компании?

Проблема выбора.

Реализация, казалось бы очевидного ответа, на практике оказывается не так проста, как ожидалось. Да, конечно, нужно управлять и ресурсами и процессами. Но в современном мире без ИТ-систем это уже совсем не просто.

Одна из основных проблем современного ИТ — это скорость внедрения инноваций. Быстрорастущая потребность бизнеса в новых инструментах не удовлетворяется традиционными архаичными подходами к внедрению новых бизнес-систем. Аналитическое агенство Гартнер предложило трехскоростную архитектуру приложений для эффективного решения этой проблемы:

  • На нижнем уровне (Systems of Records) находятся традиционные системы — ERP, CRM, WMS, PLM, и т.п. Этот уровень прежде всего характеризуется фундаментальным характером с минимальным темпом изменений.
  • На среднем уровне (System of Differentiation) располагаются системы для управления бизнес-процессами (BPMS) с высоким темпом изменений.
  • Самый верхний уровень — уровень систем инноваций (System of Innovations). Это наиболее изменяемый уровень, не поддающийся шаблонизации и стандартизации — Адаптивный кейс-менеджмент (ACM).ProcessMaker3_BPM_Desginer_ProcessMap[1]

С точки зрения этого подхода, рецепт выбора класса системы очень прост. Нужен учет ресурсов — внедряйте ERP. Если важно управление процессами — внедряйте BPMS, а если хотите управлять инновациями — ACM.

ERP vs. BPMS.

Идеалогия систем управления ресурсами предприятия (ERP) такова, что основной целью является регистрация изменений состояния ресурсов компании путем проведения соответсвующих транзакций с ними. Например, для торговой компании важно отслеживать движение товара на своих складах — при каждом движении товара в ERP регистрируются соответствующие положительные(приход) или отрицательные(расход) транзакции. Таким образом регистрация всех изменений состояний ресурсов показывает товарооборот, а сумма этих изменений показывает текущее состояние склада.
Сопровождающие транзакцию бизнес-процессы, с точки зрения ERP, в большинстве случаев, не важны. Исключением могут быть процессы, для которых важна строгая последовательность действий, например производственные процессы.

А вот для систем управления бизнес-процессами (BPMS), транзакция не является основной и конечной целью. В основе лежит сам процесс, который может сопровождаться на разных этапах разными транзакциями. Для обеспечения целостности в рамках процесса могут быть задействованы разные подразделения компании, для принятия решений могут использоваться данные из разных внутренних и внешних источников, а результаты могут быть отражены в различных системах и приложениях. Система контролирует последовательность действий, качественные и количественные показатели каждого процесса.

Cроки внедрения.

Минимальная продолжительность проекта внедрения ERP в средней по размерам компании составляет 1 год. Проекты внедрения ERP очень чуствительны к изменениям бизнеса, не стоит даже рассматривать запуск таких проектов если компания не находится в стабильном состоянии. На протяжении всего срока внедрения компании придется уменьшить интенсивность введения изменений в свои процессы или даже их заморозить, т.к. это может серьёзно повлиять на сроки проекта, а соответственно и его бюджет.
Предположим, что компания правильно подошла к процессу выбора ERP и идеально провела процесс внедрения. На выходе из проекта мы будем иметь отставание от рынка минимум на год и большой риск того, что описанные процессы на этапе анализа, нужно уже переделывать, т.к. рынок изменился, законодательная база притерпела изменения и т.п. Это одна из причин почему проекты внедрения ERP не могут идеально вписаться в начальный бюджет проекта.

Процесс внедрения BPMS координально отличается, потому как не руководствуется существенно устаревшими принципами внедрения систем из 90-х годов. Внедрение системы можно начать с самого простого процесса. После обкатки системы в существующей ИТ-инфраструктуре и обучения пользователей на простом процессе, можно спокойно вводить в работу и остальные процессы.

Двухскоростной ИТ.

Совсем не обязательно чтобы в компании была всегда самая лучшая и новая ERP. Она должна быть достаточно хороша чтобы качественно вести учет ресурсов компании, но не должна отягощать компанию своей поддержкой и главное — не быть якорем развития компании. Задав правила учета в ERP, которая находится на “фундаментальном уровне” (system of records), можно и нужно управлять процессами на более высоком уровне (system of differentiation) с помощию BPM-систем. На этом уровне можно безболезненно регулярно пересмотривать и оптимизировать бизнес-процессы компании, т.к. как это не влияет на уровень ERP, а соответственно на стоимость изменений для компании.

Таким образом обе системы будут гармонично дополнять друг друга и не будут конкурировать между собой.

Что делать?

  • Нужно правильно подойти не только к процессу выбора производителя системы, но и к классу системы.
  • Решение о внедрении ERP/BPMS системы должно обязательно базироваться оценке стоимости внедрения, реальных сроков и ожидаемого эффекта от внедрения.
  • При внедрении ERP минимизировать требования к автоматизации процессов и функций ограничив их на уровне подразделений.
  • Инициировать проект внедрения BPMS для простого и важного процесса, который имеет ощутимую ценность для компании.
Полезные ссылки:

Нужена своя система управления процессами?

Закажите внедрение системы сейчас!

Leave a Comment