Менеджмент. Систематизация: зачем она нужна малому бизнесу.

Как происходит чаще всего? У владельца малого бизнеса есть определенное представление относительно того, как работают его сотрудники. Но в какой-то момент в компании проводят аудит или тайную покупку – и оказывается, что никто не звонит клиенту, который оставил запрос на сайте, а продавцы теряются от неудобных вопросов. И такая картина наблюдается не только в отделе продаж…


О чем это свидетельствует? В компании установлена четкая система. Какие-то правила существуют, но они касаются далеко не всех важных задач и никто их не контролирует. Такой выборочный подход отдаляет бизнес от его целей.

ГЛАВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ СИСТЕМНОГО БИЗНЕСА

Когда владелец систематизирует свой бизнес, он автоматически выходит из операционного управления и переходит к своей непосредственной цели – разработке стратегии. Компания в настоящее время работает над согласованными процессами.

Важно одно условие – описать все процессы в компании и постоянно их совершенствовать. В компании их сотни: от найма новых сотрудников до ухода в отпуск или на больничный, от закупки продукции у поставщиков к оформлению заказа клиентов и тому подобное.

КАК СИСТЕМАТИЗИРОВАТЬ ПРОЦЕССЫ

Описать очевидные для каждого человека процессы кажется странным. Но на самом деле это – необходимость. Определенные процессы наглядно показывают владельцу, топ-менеджерам и сотрудникам, на что они тратят время и насколько эффективно взаимодействуют.

ЭТАПЫ СИСТЕМАТИЗАЦИИ

Описать процессы
Все сотрудники описывают поочередно каждое действие внутри одного процесса, за который они отвечают.

Рассчитать время
Возле каждого маленького действия внутри большого процесса специалист ставит время, которое в среднем на него тратит.

Оценить эффективность
Владелец, топ-менеджер или ключевые специалисты вместе оценивают эффективность таких процессов: можно ли «выбросить» из них какое-то действие, уменьшить время его выполнения, сделать процесс более удобным.

Распространить процессы
После усовершенствования процессов и их согласования результаты доносятся до всех сотрудников. Теперь у каждого работника есть готовые бизнес-схемы и бизнес-процессы и они обязаны их соблюдать.

Проверить эффективность
Недостаточно просто ввести правила – надо обеспечить их жизнедеятельность. Для этого владелец или топы назначают ответственных, которые следят за правильным выполнением процессов.

Усовершенствовать процессы
Особенность системного бизнеса в том, что его всегда можно тестировать и совершенствовать в ходе работы. Хорошо, когда сами сотрудники влияют на изменения в бизнес-процессах.

Благодаря своему удобству и достигнутым результатам такая цепочка действий быстро становится привычкой.

КАК ВНЕДРИТЬ СИСТЕМУ В БИЗНЕС

В систематизации бизнеса есть важное правило – не следует делать систему ради системы. Если времени на создание системы тратится больше, чем появляется после ее создания, нет смысла над этим работать. Можно создать подробный бизнес-процесс продажи, к примеру, ручки, но принесет ли это пользу? Поэтому начинать надо со стратегически важных отделов и ключевых рабочих процессов.

Отдел продаж
Систематизировать бизнес лучше с отдела, от совершенствования деятельности которого появятся деньги. В большинстве компаний это отдел продаж. Обычно все зависит от специфики компании: иногда стоит вводить систему сначала в производство или в юридический отдел. Продавать новые продукты, «прокачать» сервис, поразмышлять над скриптами продаж – каждый маленький шаг может стать дополнительной прибылью.

Отдел маркетинга и PR
Все опять же очень индивидуально: бывают компании с основным доходом от постоянных клиентов – для них привлечь новых клиентов не так существенно, как удержать уже существующих. Среднестатистическому малому бизнесу важно продумать маркетинговую и PR-стратегию, чтобы понять, где и как привлекать новых клиентов, откуда появились «старые» и как стать узнаваемыми.

Финансово-управленческий учет
Система в этой сфере объясняет, откуда в бизнесе деньги, сколько их, куда их можно вкладывать. Бюджетирование: это о том, как распределить средства «в разрезе» месяца, квартала, года.

HR-отдел
На предыдущих этапах работы над системой персонал понемногу чувствует изменения, и глубокие преобразования приходят именно сейчас. Прописывается цикл жизни сотрудника в компании: как его нанимают, что он делает, как взаимодействует с коллегами, как развивается, уходит из компании.

Можно прожить и без систематизации. Никто не отменяет системный бизнес, которым всю жизнь руководит один человек. Если такой вариант удобен для владельца, ему не надо строить мощную систему. И если владелец планирует масштабировать свой бизнес, увеличить территорию продаж, расширить выбор продуктов, увеличить штат – он рано или поздно «дозреет» до систематизации.

Источник: http://dilove.com.ua

Leave a Comment